چگونه می توان با اعداد تأثیر گذاشت

اعداد می توانند در بسیاری از اسناد شما در محل کار نقش مهمی داشته باشند. اما از تله تفکر که داده ها می توانند برای خود صحبت کنند ، مراقب باشید. شما باید آن قسمت را انجام دهید.

ارقام می توانند ادعاهای شما را با شواهد پشتیبان تهیه کرده و به توجه به مهمترین واقعیت ها ، روندها و مقایسه های شما کمک کنند. اگر آنچه در مورد آن می نویسید کاملاً خشک است ، معمولاً آماری وجود دارد که توجه خواننده شما را به خود جلب می کند.

متأسفانه ، اعداد همچنین می توانند اثر متضاد داشته باشند. اگر آنها به طور ضعیف توضیح داده شوند ، خواننده شما را به سمت خزیدن آهسته می کنند ، زیرا سعی می کنند دقیقاً آنچه را که می گویید کار کنند. شما خطر از دست دادن خواننده را در دریای از چهره های بدون متن-و آماری که مربوط به نگرانی های آنها نیست ، زودتر خوانده نمی شود تا فراموش نشود.

اما روش هایی وجود دارد که شما می توانید از چهره های خود - و تحقیقات خود - که می خواهیم در اینجا کاوش کنیم ، استفاده کنید. این سه مورد را به یاد داشته باشید و حتماً شماره های خود را تأثیر واقعی می دهید.

1. آمار خود را قاب کنید تا اهمیت آنها را نشان دهید

یک آمار خوب نوشته شده می تواند توجه خواننده شما را به خودی خود جلب کند. در اینجا یک نمونه گسترده نقل شده است که به سال 2007 باز می گردد:

‘از هر 7 پوند که در خرده فروشی (در انگلستان) صرف شده است در تسکو هزینه می شود."

این یک آمار دستگیر است. اما چه چیزی باعث محبوبیت آن شد؟

بیایید با چند روش جایگزین برای گفتن همین حرف شروع کنیم. به سادگی صحبت کردن در مورد تعداد خام ارقام فروش تسکو تقریباً همان تأثیر را نداشته است:

"فروش خرده فروشی تسکو بالغ بر 35. 6 میلیارد پوند بود."

این به معنای متوسط شخص نیست - شما می توانید این تعداد را به 350. 6 میلیارد پوند یا 3. 56 میلیارد پوند تغییر دهید و بسیاری از افراد آن را به عنوان درست می پذیرند.(و ، بیش از این ، واقعاً نمی دانم چقدر باید مراقبت کنند.) به عبارت دیگر ، بدون هیچ زمینه ای ، 35. 6 میلیارد فقط تعداد بسیار زیادی است.

قرار دادن شماره در متن همان چیزی است که شروع به معنی آن می کند:

tesco 35. 6 میلیارد پوند از 303. 6 میلیارد پوند هزینه شده در خرده فروشی در انگلستان را به خود اختصاص داده است. "

این به شما احساس می دهد که Tesco بازیگر اصلی بازار است. ما اکنون این مسئله را بهتر درک می کنیم زیرا یک قاب مرجع داریم - اندازه کلی بازار خرده فروشی.

اما ، این اعداد هنوز به گونه ای تنظیم نشده اند که بیشتر افراد مستقیماً با آنها ارتباط برقرار کنند. از این گذشته ، بیشتر ما با "بازار خرده فروشی" سر و کار نداریم - این یک انتزاع است. مهمتر از آن ، تعداد بسیار زیادی درک شهودی دشوار است.

با این حال ، اکثر ما هزینه های خود را صرف محصولات و سوخت می کنیم. گفتن "از هر 7 پوند در خرده فروشی در Tesco صرف می شود" این آمار را به متن بسیار آشنا سکه ها و یادداشت های موجود در کیف پول ما تبدیل می کند. در عین حال ، مشکل صحبت کردن در مورد شماره های بزرگ و دشوار ، ناپدید می شود.

یافتن نمونه های برنده خود

بنابراین چگونه همین کار را انجام می دهید؟مثل همیشه ، مهمترین کسی که باید در نظر بگیرید خواننده شماست. بنابراین آنها را مشخص کنید. با پرسیدن آنچه که خواننده شما می داند و می خواهد ، می توانید به راحتی شماره ها را در متن مناسب قرار دهید.

به عنوان مثال ، بیایید این آمار اساسی را بگیریم:

‘براساس داده های ثبت زمین ، قیمت خانه در شرق ساسکس بین فوریه 2015 و فوریه 2016 بیش از 18،000 پوند افزایش یافته است. این بدان معنی است که میانگین خانه در شرق ساسکس اکنون بیش از 214،000 پوند به فروش می رساند."

همان آمار بسته به اینکه برای چه کسی می نویسید پیامدهای مختلفی دارد. اگر برای شخصی که علاقه مند به خرید خانه بود ، می نویسید ، ممکن است این را با قیمت متوسط خانه ملی مقایسه کنید. در حالی که ، اگر در حال نوشتن گزارشی از هزینه زندگی بودید ، می توانید این را با دستمزد متوسط در شرق ساسکس مقایسه کنید.

2. مراقب واحدهای ناآشنا اندازه گیری باشید

فکر کردن در مورد اعداد آسان است که به نوعی اساساً با کلمات متفاوت است. البته ، در اسناد کاری شما ، آنها از یک نظر کلیدی یکسان هستند: هر دو باید برای خوانندگان شما معنا پیدا کنند.

هر منطقه تخصصی که در آن کار می کنید و در مورد آن می نویسید ، همیشه باید از آنچه که ممکن است زبان فنی و ژارگون نیاز به توضیح در طول مسیر داشته باشد ، آگاه باشید - و اعداد برای اصطلاحات ویژه یک آهنربا هستند. هر دامنه اقدامات خاص خود را دارد که به طور گسترده در این زمینه درک می شود ، اما برای هر کسی که خارج از آن است بسیار غیرقابل توصیف است - از اقتصاددانان اندازه گیری شرایط تجارت گرفته تا مشاورانی که به بازخورد نمره مروج خالص می پردازند.

شما می توانید با فکر کردن در مورد آنها قبل از شروع نوشتن ، احتمال سردرگمی خوانندگان خود را کاهش دهید. آیا آنها در همان زمینه کار می کنند؟آیا آنها اصطلاحات شما را به اشتراک می گذارند؟آیا آنها احتمالاً اهمیت اندازه گیری ها را درک می کنند؟باز هم ، پروفایل خواننده شما بسیار حیاتی است. احتمالاً متوجه خواهید شد که ، با اندکی فکر ، شما در حال حاضر ایده خوبی از آنچه خوانندگان شما خواهند داشت و نمی فهمند.

و اگر هنوز مطمئن نیستید ، سعی کنید پیش نویس سند خود را به خواننده خود ارائه دهید - یا به کسی که فکر می کنید از نظر دانش پیش زمینه شبیه به آنها است. ببینید آیا آنها می توانند شرایط و اندازه گیری های فنی شما را درک کنند. اگر آنها مشکل دارند ، باید شرایط خود را با وضوح بیشتری توضیح دهید یا به روشی برای بازنویسی آنچه می گویید به روشی که آنها را درگیر نمی کند فکر کنید.

3. با جداول و نمودارها هوشمند کار کنید

سه روش اصلی برای ارائه شماره در اسناد شما وجود دارد: متن ، جداول و نمودارها. این گزینه ها می توانند به جای اینکه گزینه های سختگیرانه ای باشند ، یکدیگر را تکمیل کنند.

با این حال ، در بیشتر مواقع ، شما فقط به یک نمودار یا یک جدول نیاز خواهید داشت - هر دو معمولاً بیش از حد است. بنابراین از کدام یک باید استفاده کنید؟

اگر نیاز به گزارش بسیاری از چهره های دقیق برای مرجع دارید ، بهتر است آنها را در یک جدول قرار دهید. این باعث می شود شما از نوشتن جملات طولانی و دشوار که حاوی تمام ارزشهای شما است ، بنویسید.(همچنین به یاد داشته باشید که اگر بیشتر خوانندگان شما نیازی به دسترسی به داده های شما ندارند ، همیشه می توانید جداول را در یک پیوست قرار دهید تا در سند اصلی خود.)

نمودارها و نمودارها معمولاً برای نشان دادن روابط دقیق ، نسبت ها و روندهای نسبی بهتر هستند - اما به یاد داشته باشید که خوانندگان شما قادر به خواندن چهره های دقیق نخواهند بود.

هر کدام که استفاده می کنید ، فقط شامل نمودارها ، نمودارها و جداول کافی نیست. تفسیر آنها در متن بسیار مهم است. بنابراین همیشه به یاد داشته باشید که پیامدهای اصلی مربوط به خواننده شما را ترسیم کنید.

برای جداول ، اگر می خواهید یک رابطه کلی یا مقادیر استثنایی را نشان دهید ، اگر می خواهید به یک شکل خاص توجه کنید ، مقادیر معمولی را ترسیم کنید. مثلا:

هر ساله ، تعداد کمتری از افراد از اینترنت اکسپلورر استفاده می کنند. جدول 1 نشان می دهد که چگونه سهم استفاده از اینترنت اکسپلورر از 66 درصد در سال 2009 کاهش یافته است ، به تنها 16 درصد در سال 2016.

برای نمودارها و نمودارها ، اندازه و نوع روند کلی را که نشان می دهید توصیف کنید. به عنوان مثال ، یک نمودار ممکن است یک فروش در طول کریسمس یا تعداد نوسان بلیط های پشتیبانی را نشان دهد.(راه های بیشتری برای توصیف روندها در اینجا پیدا خواهید کرد.)

هنگامی که نمودارها و جداول را به خوبی تفسیر کرده اید ، خواننده شما باید بتواند آنچه را که نشان می دهد - و اهمیت آن - فقط با خواندن متن ، درک کند.

قرار دادن تفسیر خود از داده های نمودار یا نمودار در بدنه متن خود همچنین به این معنی است که می توانید توجه خواننده خود را به ارقام موجود در نقطه مربوطه در استدلال خود جلب کنید. خواننده شما می تواند با نگاه کردن به داده ها برای خود ، نتیجه گیری های شما را آزمایش کند.

نگه داشتن شماره های خود

اگرچه ممکن است شما کلمات و اعداد را به عنوان زبان های مختلف فکر کنید ، در موفقیت نوشتن در کسب و کار در دیدن آنچه این دو مشترک هستند ، نهفته است. آنها هر دو در آنجا هستند تا به شما در دستیابی به اهداف و اهداف شما برای سند خود کمک کنند - و در نهایت ، نیازهای خواننده خود را برآورده می کنند.

مانند همه نوشتن ، کلید دستیابی به پیام شما ، نگه داشتن نیازها و دانش خواننده خود در هنگام نوشتن است. این کار را انجام دهید ، و می توانید اطمینان داشته باشید که شماره ها و تعداد تحقیق خود را انجام می دهید.< pan> نگه داشتن شماره های خود