8 مرحله برای یک سرمایه گذاری موفق فناوری

یک خرید بزرگ فناوری می تواند در بهره وری و رقابت به تجارت شما دست یابد ، اما همچنین می تواند باعث سردردهای اصلی شود.

مشکلات رایج شامل هزینه های پنهان ، ویژگی هایی است که مطابق انتظار یا یک روند اجرای دردناک کار نمی کنند.

جاناتان پاستریکوس ، مشاور تجاری BDC می گوید: "بسیاری از مشاغل با سیستمی که بیش از آنچه فکر می کردند هزینه داشته باشد یا نیازهای آنها را به طور کامل برطرف نمی کند ، می شوند.""انجام یک جستجوی مناسب برای سیستم و فروشنده مناسب می تواند به شما در ایجاد یک سرمایه گذاری سودآور کمک کند."

Pastrikos هنگام مشاوره به مشتریان در مورد چگونگی خرید فناوری موفق ، از هشت مرحله زیر استفاده می کند.

1. نیازهای تجاری خود را بررسی کنید

خرید فنی اغلب از یک مشکل مزمن یا شکاف شروع می شود ، که معمولاً مربوط به جریان اطلاعات است. شاید سوابق شما همه روی کاغذ باشد اما به آنها در رایانه احتیاج دارید. ممکن است بخواهید برخی از فرآیندها را خودکار کنید یا خطاها را کاهش دهید. یا ممکن است سعی کنید سیستم های مختلفی را در شرکت خود با یکدیگر صحبت کنید.

اولین قدم دیدار با تیم خود برای بحث در مورد اینکه آیا خرید فنی ممکن است یک پاسخ مناسب باشد یا خیر.

سپس شخصی را تعیین کنید تا جستجوی راه حل ها را هدایت کند. انتخاب یک فرد ارشد که حس خوبی از کل سازمان شما دارد ، مهم است. خریدهای فنی اغلب وقتی که منجر به اجرای پروژه بیش از حد شلوغ یا بیش از حد خردسال باشد ، برای درک نیازهای تجارت در خارج از بخش آنها بسیار ناخوشایند می شود.

مرحله بعدی بررسی مشاغل فعلی شما و جایی است که می خواهید طی چند سال آینده بروید. Pastrikos می گوید: "شرکت ها غالباً بدون در نظر گرفتن نیازهای کلی یا آینده شرکت ، بر راه حل های نیازهای فوری خود تمرکز می کنند یا چیزی را برای یک زمینه از تجارت خریداری می کنند."

"آنها ممکن است چیزی بخرند ، سپس بعداً باید آن را ببندند یا آن را به همراه سایر سیستم هایی که با هم خوب کار نمی کنند ، پیچ کنند."

2. تجزیه و تحلیل نیازهای عملکردی را انجام دهید

با ورود کارمندان ، فرآیندهای اصلی تجارت خود را نقشه برداری کرده و سپس لیست مفصلی از فناوری را برای پشتیبانی از هر فرآیند و حوزه تجارت تهیه کنید. ایده این است که چگونه داده ها از طریق تجارت شما جریان می یابد و هر زمینه مشکل را پیدا می کند. این به عنوان یک تحلیل نیازهای عملکردی شناخته می شود. غیر معمول نیست که چند صد مورد مختلف در کل وجود داشته باشد.

توجه داشته باشید که آیا هر نیاز بسیار مهم است یا فقط یک چیز خوب است. همچنین زمینه های مشکل ، فرصت های بهبود و نیازهای آینده را ذکر کنید.

Pastrikos می گوید: "شما می خواهید سیستمی برای حداقل نیازهای مهم خود را تأمین کند ، اما ممکن است برای استراتژی بلند مدت شما ارزش افزوده و مهم باشد.""شما می خواهید اطمینان حاصل کنید که این قابلیت ها بدون نیاز به خرید یک سیستم جدید یا انجام سفارشی سازی زیادی در جاده موجود است."

به عنوان مثال ، شما ممکن است یک سیستم مدیریت موجودی بخواهید تا ویژگی های محصول مانند تعداد زیادی ، شماره سریال یا مکان را ردیابی کند اما بعداً قادر به اضافه کردن قابلیت های اسکن بارکد برای ایجاد کارآیی در مدیریت انبار است.

حتماً نیازهای خود را به صورت کتبی مستند کنید. یک اشتباه رایج ، کامپایل کردن اطلاعات به صورت کلامی و سپس فراموش کردن نیازهای کلیدی است.

3. ایجاد یک درخواست برای پیشنهاد (RFP)

برای تهیه RFP از لیست نیازهای خود استفاده کنید. این باید از فروشندگان بخواهد که راه حل خود را توضیح دهند ، چگونه هر نیاز و هرگونه سفارشی سازی مورد نیاز را برآورده می کند. همچنین در مورد برنامه اجرای آنها ، از جمله آموزش ، پیکربندی و پشتیبانی سؤال کنید.

لیستی از کلیه هزینه ها ، از جمله برای ویژگی های افزودنی ، خدمات حرفه ای و مجوز را درخواست کنید. و لیستی از سایر مشاغل مشابه را که با آنها کار کرده اند بخواهید.

4- لیست فروشنده را تهیه کنید

فروشندگان بالقوه تحقیق که ممکن است بتوانند به نیازهای شما پاسخ دهند. ترکیبی از تأمین کنندگان بزرگتر و کوچکتر را درج کنید.

5. RFP را توزیع کنید

از فروشندگان بخواهید که پاسخ کتبی مفصلی را به RFP خود ارائه دهند.

6. پاسخ ها را روشن کنید

پاسخ های فروشنده را بررسی کنید تا ببینید که آیا در مورد راه حل آنها توضیحاتی دارید یا خیر. فروشندگان گاهی اوقات در مورد کارکردهایی مبهم هستند که سیستم آنها هزینه های خوبی را انجام نمی دهد.

Pastrikos می گوید: "آنها ممکن است چند ساعت آموزش ارائه دهند یا اینکه آیا آموزش در محل اتفاق می افتد.""زمان سفر اغلب هزینه های اضافی دارد ، اما ممکن است مبلغ مشخص نشده باشد و شما در نهایت هزینه های بیشتری را که انتظار می رود پرداخت کنید."

اگر فروشنده در حال ارائه نرم افزار سفارشی است ، دریابید که چه کسی کد منبع را در اختیار دارد و چگونه سفارشی سازی بر توانایی ساخت به روزرسانی تأثیر می گذارد.

اگر در حال بررسی راه حل های ابری هستید ، بپرسید که آیا فروشنده داده های شما را در اختیار شما قرار می دهد ، جایی که در آن ذخیره می شود و اگر می خواهید ارائه دهندگان را تغییر دهید ، استخراج داده ها چقدر دشوار است.

7. به فروشندگان امتیاز دهید

هر فروشنده را بر اساس میزان برآورده کردن هر یک از نیازها ارزیابی کنید. اطمینان حاصل کنید که برنامه اجرای فروشنده را درک کرده اید و هرگونه سفارشی سازی پیشنهادی را پرچم گذاری می کنید.

Pastrikos می گوید: "فروشندگان اغلب می گویند سیستم آنها می تواند کاری انجام دهد اما فقط با برخی از سفارشی سازی ها.""معمولاً بهتر است سفارشی سازی را به حداقل برسانید یا سیستمی را از جعبه خارج کنید. در صورت نیاز به به روزرسانی ، یک سیستم سفارشی ممکن است شکسته شود یا در صورت تغییر فروشندگان ممکن است مشکلاتی ایجاد کند. "

همچنین هزینه کل هر راه حل را تعیین کنید. با یک پیشنهاد کم فریب نخورید. برخی از فروشندگان قیمت پایه ای جذاب را ارائه می دهند ، اما هزینه های مخفی را در فرآیند اجرای و افزودنی ها بسته بندی می کنند.

8. فروشنده را انتخاب کنید

یک لیست کوتاه از دو تا سه فروشنده تهیه کنید و از آنها دعوت کنید تا یک تظاهرات اثبات مفهوم را انجام دهند. از آنها بخواهید فرآیندهای خاصی را که نیازهای مهم شما را برطرف می کند ، نشان دهند. Pastrikos می گوید: "این یک اشتباه رایج است که فرض کنیم یک سیستم وقتی کاری انجام نمی دهد ، کاری انجام خواهد داد.""بخواهید ببینید سیستم آنها چگونه کار خواهد کرد. حرف فروشنده را برای آن نگیرید. "

این زمان برای مقایسه کاربرپسندی کاربر هر راه حل است. همچنین با کسب و کار خود ، دانش در مورد صنعت خود و سطح مهارت افراد خود ، از نظر فرهنگی فروشنده حس کنید. بررسی های مرجع را انجام دهید ، سپس فروشنده برنده را انتخاب کنید. در صورت لزوم ، از آنها بخواهید یک پیشنهاد به روز شده را بخواهید و تمام شرایط و ضوابط قرارداد را با دقت بررسی کنید. از مذاکره در مورد هر بندهای مبهم یا نامطلوب خجالتی نباشید. یک قرارداد بزرگ ممکن است ارزش بررسی با یک مشاور حقوقی را داشته باشد.